○四万十市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成21年8月19日
訓令第13号
(目的)
第1条 この訓令は、四万十市戸籍情報システムに係る戸籍データの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データの厳重な保護及び管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システムとは、クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票、除附票及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データとは、戸籍情報システムで取り扱う情報をいう。
(3) 磁気ディスク等とは、磁気ディスク・光磁気ディスク・磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメントとは、システム設計書・プログラム説明書・操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍情報システム保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍情報システム保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き市民・人権課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、戸籍情報システム端末機(以下「端末機」という。)を適正に管理するため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民・人権課市民係長をもってこれに充てる。
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏洩、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 出力された戸籍データは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令及びその他条例に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、戸籍データの記録された磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) クラウドサービスにおいては、戸籍サーバの記録媒体の交換や廃棄を物理的に管理することができないため、データセンターが適切な廃棄を行っていることを証明する外部認証(PCIDSS)を取得しているデータセンターを採用することで適切な廃棄が行われていることを担保し、戸籍データの漏えいを防止すること。
(5) 戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得証明書を確認することとし、必要に応じ戸籍情報システム事業者にその結果を請求し、内容を把握するよう努めること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末機の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること
(端末機の操作)
第13条 端末機は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作及び戸籍データの検索は、戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器及び帳票等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器及び帳票等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚と戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、教育、訓練計画を策定し、取扱職員に対して年1回以上これを実施しなければならない。新任の取扱職員については配属後できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係わる事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民・人権課市民係において処理する。
附則
この訓令は、平成21年9月5日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第8号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和3年2月1日訓令第2の2号)
この訓令は、公布の日から施行し、令和2年11月30日から適用する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及び帳票等の管理
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
端末機 | 取扱責任者 | ・パスワードによる起動 ・端末機使用状況リスト | 端末機は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 端末機使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 |
磁気ディスク等 | 保護管理者 | ・磁気ディスク等管理台帳 ・施錠できる書庫 | 磁気ディスク等管理台帳を定期的に記録し、施錠できる保管庫で管理する。 |
出力帳票等 | 保護管理者 | ・出力帳票等管理台帳 ・施錠できる書庫 | 保存が必要な帳票については出力帳票等管理台帳に記録し、施錠できる保管庫で管理する。 |
戸籍情報システムのプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置を講じる。 |