(目的)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、四万十市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書管理に関し基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第1条の2　この訓令において次の各号に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱主任等)

第2条　校長は、学校内の文書事務の全般を統括する。

第3条　文書取扱主任の任務は、次のとおりとする。

(文書管理票)

第4条　文書の適正な処理管理を行うため、文書管理票(様式第1号。以下「管理票」という。)を設ける。

(収受)

第5条　文書は、各学校ごとに収受する。

(開封)

第6条　収受した文書の開封処理は、次の各号による。

(受領)

第7条　学校で収受した文書は、文書取扱主任が受領する。

(収受印)

第8条　収受した文書は、各学校文書取扱主任が収受印(様式第3号)を押印する。ただし、軽易なもの及び文書収受機能によるものは収受印を省略することができる。

(受信の登録)

第9条　収受した文書で次の各号のいずれかに該当するものは、管理票により登録する。ただし、往復文書で既に管理票を作成しているもの又は前条第1項ただし書に該当するものについては、この限りでない。

(収受文書の管理票の処理)

第10条　文書取扱主任は、次に定めるところにより、管理票の処理を行う。ただし、文書収受機能による収受文書についてはこの限りでない。

(指示及び処理)

第11条　文書取扱主任は、指示を受ける必要のある文書については速やかに校長の閲覧に供しなければならない。

第12条　収受した文書で期限のあるものは期限までに発送できるよう処理するとともに、期限のないものについても速やかに処理しなければならない。

(起案)

第13条　起案は、次の各号に掲げるものを除き、起案用紙(様式第4号)を用いて行う。ただし、定例又は軽易な一般文書については、管理票を用いることができる。

(起案文書の登録等)

第14条　起案した文書は、管理票等により登録する。ただし、学校における意思決定等の文書及び既に管理票等を作成しているもの又は軽易な起案については、この限りでない。

(決裁権者の表示)

第15条　起案者は、起案用紙の決裁者欄に決裁権者を表示し、必要のない欄は斜線を引くこととする。この場合、四万十市立小学校及び中学校の管理運営に関する規則(平成17年四万十市教育委員会規則第14号)及びその他の職務権限に関する規定に違反することのないよう注意しなければならない。

(文書記号等の記入)

第16条　起案者は、起案時に分類番号、保存年限等を記入しなければならない。

(決裁)

第17条　決裁をするときは、起案用紙等の所定の欄に押印するものとする。ただし、急を要する場合等は署名をもって押印に代えることができる。

(廃案文書等の取扱い)

第18条　既に決定済の起案文書を廃し、又はその内容に変更を加えるときは、当該文書を廃し、又はその内容を変更するための起案文書を作成しなければならない。

(公印及び契印)

第19条　施行を要する文書には、公印を押印する。ただし、次の各号に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。

(発信者名)

第20条　文書の発信者名は、校長名とする。

(発信の登録)

第21条　文書取扱主任は、文書発送の際、管理票等に発信年月日、相手方等の必要事項を記録しなければならない。

(発送手続)

第22条　郵送等によるものには、所定の封筒又ははがきを使用することとし、各学校においてあて先、発信課名、日付等を明確に記入しなければならない。この場合において、引受けから配達に至るまでの経過が記録される制度又は送達の途中における亡失若しくはき損に対する損害賠償の制度等の特殊な取扱いを要するものについては、これらの表面にその旨を明らかにしなければならない。

(整理及び保管の原則)

第23条　校長は、学校内における良好な執務環境を確保するため、文書の整理及び保管を計画的に実践するよう努めなければならない。

(未処理文書の管理)

第24条　完結した文書(以下「完結文書」という。)のうち事案の処理が終了していないものについては、学校長が指定する保管庫等において、必要に応じて利用することができるように、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(分類及び整理)

第25条　完結文書のうち事案の処理が終了したものについては、速やかに分類し、簿冊又は文書収受機能にて編集し、整理しなければならない。

(簿冊)

第26条　簿冊は、文書管理の最小単位とする。ただし、永年保存文書については、当該文書1筆ごとを管理の基本単位とする。

(簿冊目録)

第27条　簿冊目録(様式第8号)とは、簿冊を1件ごとに分類、表記したもので、簿冊の管理及び検索に使用するものとする。

(簿冊目録の作成等)

第28条　校長は、各年度の文書収受事務終了後、速やかに当該年度分の簿冊目録を作成し、その原本を学校で保管するとともに、簿冊目録及び索引目次の写しを学校教育課長へ提出しなければならない。

(保存年限の設定)

第29条　文書の保存年限は、次の区分によるものとし、起案時に適切な保存年限を選択しなければならない。

(保存年限の計算)

第30条　文書の保存年限は、当該文書の完結した日(帳票にあっては、その帳票への記載が終了した日)の属する会計年度の翌年度の初め(暦年による必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。

(文書の保管)

第31条　文書の保管は、簿冊にて行う。ただし、電子文書の保管は、文書収受機能にて行う。

(文書の保存)

第32条　保存文書は、校長が別に定めるところにより書庫等において保存する。

(保存期間の伸縮)

第33条　保存期間を経過してもなお保存の必要があると認められるもの又は軽易なもので保存期間の満了まで保存する必要のないものについては、校長決裁を経て、それぞれ保存期間を伸長して保存し、又は期間を短縮して廃棄することができる。

(廃棄)

第34条　保存期間を経過した簿冊は、校長決裁を受け廃棄処分する。

(文書取扱いの注意)

第35条　文書を持ち出し、又はその写しを交付しようとする場合には、校長の許可を得なければならない。

(その他)

第36条　法令その他特別に定めるものを除くほか、四万十市教育委員会の公文書の作成に用いる分の用字、用語、形式等に関することについては、四万十市公文規程(平成17年四万十市訓令第7号)の例による。

第37条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。