○四万十市文書管理規程
平成18年3月31日
訓令第9号
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書等の収受(第7条―第14条)
第3章 起案(第15条―第18条)
第4章 決裁(第19条―第22条)
第5章 施行(第23条―第27条)
第6章 文書の整理及び保存(第28条―第40条)
第7章 雑則(第41条・第42条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書事務の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
2 文書管理の工程は、おおむね別記図に示すとおりとする。
(1) 文書等 本市の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、新聞、雑誌、書籍その他これらに類するものを除く。
(2) 課 四万十市行政組織条例(平成17年四万十市条例第11号)第1条に定める行政組織及び福祉事務所並びに四万十市総合支所設置条例(平成17年四万十市条例第12号)第3条に基づき設置した行政組織をいう。
(3) 課長 課の長をいう。
(4) 完結 事案決定のための決定案を記載した文書(以下「起案文書」という。)にあっては決裁権者の押印又は署名の終了を、閲覧に供するため押印欄を設けて回付する文書で意思決定を伴わないものにあっては最終閲覧者の押印又は署名の終了をいう。
(5) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(6) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(7) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内の保管庫等において、整理、分類し、管理することをいう。
(8) 文書の保存 総務課長又は課長が、完結した文書を保管期間の経過した日から当該完結文書を管理する必要がなくなる日までの期間(以下「保存期間」という。)、総務課書庫又は課の専用書庫などにおいて管理することをいう。
(処理の原則)
第2条の2 事務の処理は、文書、図画、その他人の知覚によって認識することができる方法で作られた記録でもって行うことを原則とする。ただし、事務処理上特に支障がないと認めるときは、電磁的記録により行うことができる。
2 文書等は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるよう努めるとともに、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を的確に行わなければならない。
3 四万十市情報公開条例(平成17年四万十市条例第13号)の規定により非公開となる情報の記録された文書等の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容を他に漏らさないようにしなければならない。
(文書取扱主任等)
第3条 課長は、課内の文書事務の全般を統括する。
2 文書事務を適正かつ円滑に行うため、各課に文書取扱主任及び文書整理担当者を置く。
3 課の文書取扱主任は、課長(相当職を含む。)又は課長補佐(相当職を含む。)の職にある者をもって充て、文書整理担当者は、課長が指名する。
第4条 文書取扱主任の任務は、次のとおりとする。
(1) 課の簿冊目録の作成に関すること。
(2) 文書等の審査に関すること。
(3) 文書等の整理、保管、保存等に関すること。
(4) 文書等の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(5) 資料及び図書の整理、保存及びその利用に関すること。
(6) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(7) その他文書事務に関し必要なこと。
2 文書整理担当者の任務は、次のとおりとする。
(1) 文書等の収受及び配布に関すること。
(2) 文書等の発送に関すること。
(3) その他文書事務に関し必要なこと。
(文書管理票)
第5条 文書の適正な処理管理を行うため、文書管理票(様式第1号。以下「管理票」という。)を設ける。
(文書の記号及び番号)
第6条 文書には、次の各号により記号及び番号を付する。
(1) 条例、規則、訓令及び告示には、暦年により番号を付する。番号は、総務課の令達番号簿(様式第2号)によることとする。
(2) 市議会に提案する議案の記号及び番号は「第○号議案」とし、総務課の議案番号簿(様式第3号)により議会毎に番号を付するものとする。
(3) 前2号に定めるもの以外のもので必要な文書には、各課の管理票に年度を通じて一連の登録番号(第○○号)を付する。
(4) 発信文書には、年度(和暦)に相当する数字と、「四」(総合支所においては、「四支」)の次に主管課名の頭文字1字から成る記号(頭文字に同一のものがあるときは、適宜課名中からこれを定める。)及び登録番号を付する。
第2章 文書等の収受
2 課長は、料金の未払又は不足の郵便物等が到着したときは、発信者が官公署であるとき又は公務に関すると認められるものに限り、発信の場合に準じて料金を払い出す。
(開封)
第8条 収受した文書の開封処理は、次の各号による。
(1) 収受した文書は、各課において開封する。ただし、市長あてのもの(「親展」の表示のあるものを除く。)及び市役所あてのものは、総務課が開封する。
(2) 現金、金券、有価証券、郵便切手等が同封されているときは、同封文書の右上欄余白又は封皮にその種類及び数量を表示し、開封者が押印する。
(3) 開封したものに内容が欠けている等の事故があるときは、前号に準じて取り扱うものとする。
(受領)
第9条 総務課で収受した文書は、各課文書整理担当者が受領する。
3 2以上の課に関係ある文書は、最も重要な関係のある課が受領する。この場合において文書整理担当者は、直ちに関係課と連絡を取る等必要な措置を採らなければならない。
4 誤って送付された文書については、総務課を経由して正当なあて先に転送しなければならない。
(収受印)
第10条 収受した文書等で、市長あて又は市役所あてのものは総務課が、各課あてのものは各課文書整理担当者が収受印(様式第5号)を押印する。ただし、軽易なもの又は基本台帳に関係する諸届、願書、諸通知については、収受印を省略する。
2 収受印は、文書等が本市に到達したことを表示するものであるから、日付等を誤らないよう注意し、文書右上欄余白部又は封皮(電子メール送受信装置を介して受信した電磁的記録にあっては当該記録を出力した用紙の余白部分、磁気ディスク、磁気テープ等の記録媒体にあっては当該記録媒体)に押印する。
3 電子文書の収受年月日は、当該文書が了知可能な状態に置かれることとなった期日とする。
4 異議の申立てその他権利の消長に関する文書には収受の時刻を収受印の上部に記入し、文書の配達を行った事業所名、消印の日付等を記録するため封筒を添えなければならない。
(1) 官公署、公共機関、団体等が発する通知、通達、指令その他の文書で重要なもの
(2) 処理に期限、期日を付してあるもの
(3) 金額の記載のあるもの。ただし、見積請求書等軽易なものは除く。
(4) 発信者が発信の記録を有すると認められるもの
(5) 陳情等に関するもの
(6) 文書事務の進行管理に必要なもの
(7) その他必要と認められるもの
(収受文書の管理票の処理)
第12条 各課文書整理担当者は、次に定めるところにより、管理票の処理を行う。
(1) 管理票(二連複写)に件名、登録番号、保存年限等必要事項を記入する。
(2) 管理票の処理については、処理票は当該文書に添付し、登録票は文書整理担当者が保管する。
(指示及び処理)
第13条 文書整理担当者は、指示を受ける必要のある文書等については文書取扱主任を通して速やかに課長の閲覧に供しなければならない。
2 課長は、提出された文書を閲覧、点検するとともに処理に必要な指示を管理票の指示欄に記入し、担当係長(これに準ずるものを含む。以下同じ。)に回付しなければならない。
3 課長から回付を受けた担当係長は、担当者を指定し、必要があれば具体的な説明を加え担当者に回付する。
4 担当者は、上司の指示に基づいて処理し、その処理について管理票に記入し、上司に報告しなければならない。この場合、文書整理担当者にその旨を連絡するものとする。
(処理期日)
第14条 収受した文書で期限のあるものは期限までに処理するとともに、期限のないものについても速やかに処理しなければならない。
第3章 起案
(1) 軽易な事案であって、受理文書の余白を利用して処理できるもの
(2) 閲覧にとどめるもの
(3) 別に処理の形式に関し規定があるもの
2 起案文書には、必要に応じて、起案の理由及び経過を明らかにする資料を添えなければならない。
(起案文書の登録等)
第16条 起案した文書は、管理票により登録する。ただし、庁内における意思決定等の文書及び既に管理票を作成しているもの又は軽易な起案については、この限りでない。
2 起案文書の管理票の処理は、第12条に準じて行う。
(決裁権者の表示)
第17条 起案者は、起案用紙の決裁者欄に決裁権者を表示し、必要のない欄は斜線を引くこととする。この場合、四万十市事務執行基本規程(平成17年四万十市訓令第2号)及びその他の職務権限に関する規定に違背することのないよう注意しなければならない。
(文書記号等の記入)
第18条 起案者は、起案時に分類番号、保存年限等を記入しなければならない。
2 起案した文書で緊急を要する文書、秘密に属する文書その他当該文書の施行について特別な取扱いを要するものについては、次の各号に掲げる処理区分を起案用紙に記載しなければならない。
(1) 重要なもの「重要」
(2) 至急処理を求めるもの「至急」
(3) 法規文書及び訓令「例規」
(4) 公示文書「公示」
(5) 議会に付議すべきもの「議案」
(6) 秘密を要するもの「秘」
第4章 決裁
(審査)
第19条 起案文書は、文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、軽易、定例のものについては、この限りでない。
2 文書取扱主任は、審査終了後、起案用紙の所定の欄に押印しなければならない。
3 次に掲げる文書については、総務課において審査を行う。
(1) 市議会に提出する議案等(次号に係るものを含む。)
(2) 条例、規則及び要綱の制定又は改廃に関する文書(財政負担を伴うものについては、財政課長の合議を要する。)
(3) 公示(公告及び要綱を除く。)及び訓令の制定又は改廃に関する文書
(決裁)
第20条 決裁をするときは、起案用紙等の所定の欄に押印するものとする。ただし、急を要する場合等は署名をもって押印に代えることができる。
(合議又は供覧)
第21条 起案者は、起案又は供覧の文書であって他の課に関係のあるものは、速やかに当該課に送付し、合議又は供覧を求めなければならない。
2 合議又は供覧を求められた者は、押印し、意見ある場合には当該文書又は別紙に意見を記入するものとする。
(廃案文書等の取扱い)
第22条 回付中の起案文書を廃し、又は当該文書の内容に重要な変更を加えたときは、主管課長は、その旨を既に決定の関与を終了した決定関与者に通知しなければならない。この場合において、内容を変更したときは、再度文書を回付しなければならない。
2 既に決定済みの起案文書を廃し、又はその内容に変更を加えるときは、当該文書を廃し、又はその内容を変更するための起案文書を作成しなければならない。
第5章 施行
(公印及び契印)
第23条 施行する文書等には、公印を押印する。ただし、次に掲げる文書等は、公印の押印を省略することができる。
(1) 国及び県に提出する文書等で、公印の省略が認められているもの
(2) 四万十市公告式条例(平成17年四万十市条例第3号。以下「公告式条例」という。)第2条及び第3条に規定する掲示文書
(3) 庁内相互間の往復文書で軽易なもの
(4) 招待状、案内状、あいさつ状等の書簡で軽易なもの
(5) 行事等の通知文書その他の軽易な文書で印刷に付したもの
2 重要な文書等で特に必要と認めるものには、当該文書等と契印するものとする。
3 公印の押印は、公印保管者に決裁済文書を提示し、その承認を受け行うものとする。
2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
(発信者名)
第24条 文書等の発信者名は、市長又は市役所名とする。ただし、法令の定めのあるものは当該職名、庁内相互間のもの及び簡易なものについては決裁権者の職名とする。
(発信の登録)
第25条 文書整理担当者は、文書発送の際、管理票に発信年月日、相手方等の必要事項を記録しなければならない。
(発送手続)
第26条 文書等及び物品の発送は、主管課で行うものとする。ただし、料金後納郵便によるものは総務課で行うものとする。
2 郵送等によるものには、所定の封筒又ははがきを使用することとし、各課においてあて先、発信課名、日付等を明確に記入しなければならない。この場合において、引受けから配達に至るまでの経過が記録される制度又は送達の途中における亡失若しくはき損に対する損害賠償の制度等の特殊な取扱いを要するものについては、これらの表面にその旨を明らかにしなければならない。
4 郵便切手又は官製はがきを使用して発送する場合には、各課において郵便切手等受払簿(様式第10号)に所要事項を記入し払い出す。
2 掲示の期間は、14日間とする。ただし、別に定めがあるもの又は軽易なものにあっては、これを伸縮することができる。
第6章 文書の整理及び保存
(整理及び保管の原則)
第28条 職員は、事務室における良好な執務環境を確保するため、文書の整理及び保管を計画的に実践するよう努めなければならない。
(未処理文書の管理)
第29条 完結した文書(以下「完結文書」という。)のうち事案の処理が終了していないものについては、課長が指定する保管庫等において、必要に応じて利用することができるように、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(分類及び整理)
第30条 完結文書のうち事案の処理が終了したものについては、速やかに分類し、簿冊に編集し、整理しなければならない。
2 文書の分類は、別表第1に定める区分により行うものとする。
(簿冊)
第31条 簿冊は、文書管理の最小単位とする。ただし、永年保存文書については、当該文書一筆ごとを管理の基本単位とする。
(簿冊目録)
第32条 簿冊目録(様式第13号)とは、簿冊を1件ごとに分類、表記したもので、簿冊の管理及び検索に使用するものとする。
(簿冊目録の作成)
第33条 課長は、毎年3月31日までに、翌年度分の簿冊目録を作成し、その原本を課で保管するとともに、その写しを総務課へ提出しなければならない。
(保存年限の設定)
第34条 文書の保存年限は、次の区分によるものとし、起案時に適切な保存年限を選択しなければならない。
(1) 永年保存 議会関係文書、人事関係文書、重要財務関係文書、争訟関係文書など市の存立の基本に関する文書又はその他の文書で10年以上の保存が必要で実務上永年保存の取扱いを受けるもの
(2) 10年保存 方針、基準に基づいて行われる主要事務事業のうち、重要なもので将来の例証となるもの
(3) 5年保存 方針、基準に基づいて行われる主要事務事業の執行に関する文書
(4) 3年保存 常例的な事務事業の執行に関するもので、5年の保存は必要としないが、1年で廃棄するのが適当でない文書
(5) 1年保存 事務事業の執行に付随する軽易な文書
(6) 即廃 事務執行後直ちに廃棄できる極めて軽易な文書
(7) 常用 各種台帳、名簿、通達類のように、執務上常時使用するもので、各年度にまたがって執務場所に常備する必要のある文書(常用文書の保存期間の起算は、常用する必要がなくなった日の属する年度の翌年度の初めから行う。)
3 簿冊の保存年限は、当該簿冊に収納した完結文書のうち最長の保存年限のものとする。
(保存年限の計算)
第35条 文書の保存年限は、当該文書の完結した日(帳票にあっては、その帳票への記載が終了した日)の属する会計年度の翌年度の初め(暦年による必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。
2 前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成し、完結した起案文書で翌年度の会計事務に係るものの保存年限は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌々年度の初めから起算する。
3 第1項の規定にかかわらず、常用文書の保存年限は、その常用期間が終了する日の属する年度の翌年度の初めから起算する。
(文書の保管)
第36条 文書の保管は、簿冊にて行う。
2 簿冊は、迅速に取り出せるよう分類番号別に整理及び保管しなければならない。
3 現年度又は現年内に完結した文書は、簿冊単位で現年度末に整理し、その際に文書の内容によっては保存年限を見直すなどの点検をしなければならない。
4 現年度又は現年内に完結した簿冊は、それぞれ年度又は暦年により区分し、各課において引き続き1年間保管する。ただし、課長が特に必要と認めたものは、この期間を伸縮することができる。
5 前項の規定にかかわらず、議案並びに条例、規則及び訓令の制定又は改廃の原議は、総務課で保管する。この場合において、当該文書に係る簿冊及び簿冊目録は、総務課で作成する。
(文書の引継ぎ)
第37条 課における保管を経て更に保存を必要とする文書(以下「保存文書」という。)については、その簿冊目録の写し及び管理票を添え、課長の決裁を経た後、総務課に引き継ぐものとする。
2 保存文書の引継ぎは、前条第4項に定める保管を完結した日の属する年度の翌年度の初めに行うものとする。
(文書の保存)
第38条 保存文書は、総務課の書庫又は課の専用書庫において保存する。
(保存期間の伸縮)
第39条 保存期間を経過してもなお保存の必要があると認められるもの又は軽易なもので保存期間の満了まで保存する必要のないものについては、課長決裁を経て、それぞれ保存期間を伸長して保存し、又は期間を短縮して廃棄することができる。
(廃棄)
第40条 保存期間を経過した簿冊は、主管課が関係の課に合議のうえ、課長決裁を受け廃棄処分する。この場合において、廃棄文書の件名が明らかにされた廃棄文書一覧表(簿冊目録の写し)を当該廃棄伺に添付するものとする。
2 文書の廃棄は、原則として焼却又は文書裁断機により処理するものとする。
第7章 雑則
(文書取扱いの注意)
第41条 文書を持ち出し、若しくは関係職員以外の者に示し、又はその写しを交付しようとする場合には、課長の許可を得なければならない。
2 完結していない文書その他特に慎重な取扱いを要する文書は、細心の注意をもって管理しなければならない。
(補則)
第42条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
(中村市文書管理規程の廃止)
2 中村市文書管理規程(平成13年中村市訓令第15号)は、廃止する。
(西土佐村文書取扱規程の廃止)
3 西土佐村文書取扱規程(昭和38年西土佐村規程第1号)は、廃止する。
(経過措置)
4 この訓令により廃止される中村市文書管理規程又は西土佐村文書取扱規程(この項において「廃止前の規程」という。)に基づき保存年限を定められた文書は、それぞれこの訓令に基づき保存年限を定められたものとみなし、その文書の編集及び保存については、廃止前の規程の例による。
5 平成17年度の文書については、なお従前の例による。
6 この訓令の施行の際現に保有する様式書類は、なお当分の間、適宜修正のうえ使用することができる。
附則(平成19年3月30日訓令第10号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条の規定により在職する収入役については、この訓令による改正後の四万十市行政改革推進本部設置規程第5条第1項、四万十市財務規則の帳票を定める規程様式第21号、第23号、第25号、第26号及び第27号、四万十市災害義援金取扱要領第1項第1号、同項第3号、第2項第2号、第3項第2号、第7項、(資料1)及び別記様式3、四万十市税滞納整理本部設置規程第4条第2項、四万十市文書管理規程別表第2並びに医師確保対策推進本部設置規程第3条第2項の規定は適用せず、この訓令による改正前の当該規定は、なおその効力を有する。
附則(平成19年12月17日訓令第29号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成23年4月1日訓令第4号)
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置等)
2 この訓令による改正後の各訓令における財務に関する規定は、平成23年度以降のものについて適用し、平成22年度までの財務に関する事項へ適用については、なお従前の例による。
附則(平成26年3月31日訓令第5号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
(経過措置等)
2 この訓令による改正後の各訓令における財務に関する規定は、平成26年度以降のものについて適用し、平成25年度までの財務に関する事項へ適用については、なお従前の例による。
附則(平成27年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第14の2号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第8号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(令和2年1月22日訓令第1号)
(施行期日)
この訓令は、公布の日から施行する。
(四万十市電子文書取扱要領の廃止)
四万十市電子文書取扱要領(平成19年四万十市訓令第14号)は、廃止する。
附則(令和2年3月31日訓令第13号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第16号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月31日訓令第6の5号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第9号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年12月27日訓令第24号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和6年3月31日訓令第3号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年9月24日訓令第16号)
この訓令は、令和6年10月1日から施行する。
別記図(第1条関係)
別表第1(第30条関係)
文書分類表
大分類 | 中分類 | 小分類 |
01 総務 | 01 行政管理 | 00 一般 01 公印管理 02 市の境界変更及び字の変更 03 庁内の各課及び他部局との連絡通達 04 庁舎管理及び取締り 05 事務引継 06 事務報告書作成 07 組織機構の編成 08 電話管理 09 区長会事務 10 指定管理者選定手続に関する事務 11 事務改善の企画推進 12 法制執務 13 審査請求 14 規則、訓令等の立案及び審査 15 法令等解釈指導 16 市議会の招集及び条例等提出議案の作成 17 例規集の管理 18 文書及び郵便物等の収受・発送及び編さん 19 文書の管理及び指導統制 20 行政改革 21 特定個人情報の安全管理措置 22 情報公開及び個人情報保護に関する事務 23 認可地縁団体に関する事務 24 訴訟 25 固定資産評価審査委員会の事務 26 漂流物及び沈没品の処理 |
02 人事 | 00 一般 01 職員の任免 02 分限 03 賞罰 04 所属変更 05 職位変更及び身分に関すること 06 人事事務管理の基本方針策定 07 統制効果の測定 08 給与 09 源泉徴収関係及びその他引去金 10 出張及び復命 11 服務規律 12 研修 13 福利厚生 14 公務災害補償 15 共済組合 16 職員団体 17 執務環境の整備改善 18 人事評価 | |
03 秘書 | 00 一般 01 市長及び副市長の庶務並びに公務調整 02 市長会関係事務 03 市長公舎の管理 04 表彰関係 05 非核平和に関すること | |
02 地震防災 | 01 防災 | 00 一般 01 防災、消防団に関すること 02 幡多中央消防組合に関すること 03 災害対策本部の事務 04 災害の調査 05 国民保護に関すること |
03 企画広報 | 01 企画調整 | 00 一般 01 市政の企画及び総合調整 02 総合計画の策定及び促進に関すること 03 まち・ひと・しごと総合戦略の推進に関すること 04 幡多地域定住自立圏に関すること 05 れんけいこうち広域都市圏に関すること 06 幡多広域市町村圏事務組合に関すること 07 地域交通対策の総合調整 08 中山間振興に関する総合調整 09 山村振興地域・半島振興地域の総合調整 10 産業振興計画の推進に関すること |
02 広報広聴 | 00 一般 01 広報誌の編集及び発行 02 公式ホームページに関すること 03 市政諸表の整備及び発行 04 市政懇談会の庶務 05 市民要望の把握及び進行管理 06 国際交流 07 友好都市関係及び都市間交流に関すること 08 指定統計及びその他の各種統計事務 | |
03 デジタル化 | 00 一般 01 デジタル化の推進に関すること 02 地域情報化に関すること 03 ネットワークに関すること 04 行政情報システムに関すること 05 市有光伝送路設備に関すること | |
04 シティプロモーション | 00 一般 01 シティプロモーションの推進に関すること 02 移住推進に関すること 03 ふるさと応援寄附に関すること 04 地方創生応援税制(企業版ふるさと納税)に関すること 05 ふるさと応援団に関すること | |
05 大学誘致 | 00 一般 01 連絡調整協議 02 施設管理 03 制度設計に関すること | |
06 施設活用 | 00 一般 01 施設活用に関すること | |
04 財政 | 01 財政 | 00 一般 01 予算の編成 02 資金計画 03 起債及び一時借入金 04 地方交付税 05 予算の執行調整 06 財政調整 07 予算の適正な執行 08 財政事情の調査 09 補助金等審議会の事務 |
02 管財契約 | 00 一般 01 市有財産の総括管理 02 普通財産の営繕及び貸付取得処分 03 市有財産の登記嘱託 04 財産台帳の整備 05 市有財産の実態調査 06 市有財産の処理及び活用 07 入札参加資格審査事務 08 入札契約 09 市有財産の火災保険契約 10 市営住宅に関すること 11 車両の総括管理及び運行計画 12 安全運転指導 13 車両保険の加入及び請求事務 14 運転手の業務管理 | |
03 監理 | 00 一般 01 工事及び工事に係わる委託業務の進行管理 02 工事等の設計審査及び検査 03 市有建築物の設計・監理 04 市有建築物の営繕 05 建築確認申請の受付及び進達 06 建築行攻に関する調査及び企画 07 住宅建築に係る技術指導 08 優良住宅認定事務 | |
05 市民人権 | 01 市民 | 00 一般 01 庁内案内 02 戸籍 03 住民基本台帳 04 印鑑登録 05 在留外国人関係事務 06 個人番号カード及び公的個人認証関係事務 07 埋葬及び火葬の許可 08 船員事務 09 自動車臨時運行許可証の受渡し 10 公簿記録による諸証明 11 謄抄本の交付 12 人口動態及び移動調査 13 身上調査 14 改葬及び墓地 15 国民年金の適用(資格取得・喪失・種別変更) 16 国民年金の給付(裁定請求) 17 国民年金保険料に係る各種申請書の処理 18 老齢福祉年金事務 |
02 国保 | 00 一般 01 国民健康保険事業の計画 02 国民健康保険被保険者証及び資格証明書の交付 03 国民健康保険の保険給付及び高額療養費貸付金の事務 04 国民健康保険運営協議会の庶務 05 後期高齢者医療関係事務 | |
03 人権啓発センター | 00 一般 01 人権啓発センターの管理運営 02 人権推進事業の調査、企画及び推進 03 人権擁護委員関係 04 関係団体との連絡調整 05 同和小口資金 06 住宅新築資金 07 人権施策行動計画の策定及び進行管理 | |
06 税務 | 01 市県民税 | 00 一般 01 市民税の所得状況調査 02 市県民税の賦課 03 市県民税に関する届の処理 04 国民健康保険税の賦課 05 国民健康保険税に関する届の処理 06 軽自動車税の賦課 07 特定小型原動機付自転車・原動機付自転車及び小型特殊自動車の登録及び廃車 08 法人市民税に関する事務 09 たばこ税に関する事務 10 入湯税に関する事務 11 税務諸証明 12 森林環境税の賦課 |
02 資産税 | 00 一般 01 固定資産税及び特別土地保有税の課税客体の実態把握並びに調査・評価及び賦課 02 固定資産税に係る各種申請書・請求書及び届書の処理 03 国有資産等所在市町村交付金に関する事務全般 | |
03 収納第1 | 00 一般 01 強制徴収公債権の滞納整理事務・滞納処分 02 強制徴収公債権に係る収納台帳消込 03 強制徴収公債権に係る還付等事務 04 強制徴収公債権の徴収嘱託 05 預金口座振替事務 06 納税意識の啓発 | |
04 収納第2 | 00 一般 01 私債権に係る滞納整理事務 02 私債権に係る収納台帳消込 03 私債権に係る還付等事務 04 債権管理の適正化に係る事務 | |
08 環境生活 | 01 環境 | 00 一般 01 環境保全対策の推進及び総合調整 02 温暖化防止対策(カーボンゼロ) 03 公害防止対策 04 自然保護対策(生物多様性関係を含む) 05 市民清掃活動の支援 06 廃棄物の減量化と資源化対策 07 一般廃棄物の処理 08 防疫事業 09 環境衛生事業実施機関との連絡調整 10 小動物の死体処理 11 衛生センター中村の管理運営 12 幡多中央環境施設組合に関すること 13 幡多広域市町村圏事務組合(廃棄物処理)に関すること |
02 清流保全 | 00 一般 01 四万十川の保全及び振興に関すること 02 河川美化に関すること | |
03 市民生活 | 00 一般 01 犯罪防止対策 02 交通安全対策の推進 03 四万十市ふるさと暮らし支援事業の実施 04 市民憲章の推進 05 狂犬病予防 06 消費者行政 07 幡多広域市町村圏事務組合(消費生活センター)に関すること | |
09 子育て支援 | 01 企画 | 00 一般 01 子ども・子育て支援事業計画の策定及び進行管理 02 子育て支援施策の企画及び調整 03 子育て支援団体に関すること 04 出会いのきっかけ応援事業に関すること 05 その他子育て支援に関すること |
02 支援 | 00 一般 01 児童扶養手当及び児童手当関係 02 医療費助成関係 03 放課後児童クラブ及び放課後子ども教室関係 04 その他児童福祉に関すること | |
03 保育 | 00 一般 01 保育所の運営及び管理 02 保育所施設の整備 03 保育所職員の人事・研修及び健康管理に関すること 04 地域子育て支援センターに関すること | |
04 児童館 | 00 一般 01 児童館の管理運営 | |
10 健康推進 | 01 健康増進 | 00 一般 01 健康増進計画の策定及び推進 02 健康診査 03 保健指導 04 がん検診 05 結核予防 06 食育の推進に関すること 07 献血の推進に関すること 08 健康管理センターの管理運営に関すること 09 高齢者の保健事業と介護予防の一体的実施に関すること 10 歯科保健に関すること 11 その他健康づくりに関すること |
02 地域保健 | 00 一般 01 予防接種 02 母子保健 03 子育て世代包括支援センターに関すること 04 災害に関すること 05 感染症予防 06 救急医療に関すること 07 不妊治療に関すること 08 精神保健 09 地域医療に関すること 10 その他公衆衛生に関すること | |
11 高齢者支援 | 01 介護保険 | 00 一般 01 要介護認定・資格管理に関すること 02 介護保険料に関すること 03 介護保険の保険給付に関すること 04 市が指定する介護サービスに関すること 05 地域支援事業に関すること 06 高齢者福祉計画・介護保険事業計画の策定と進行管理 07 その他介護保険に関すること |
02 高齢者福祉 | 00 一般 01 健康・福祉地域推進事業に関すること 02 あったかふれあいセンター事業に関すること 03 介護予防・フレイル予防に関すること 04 生活支援体制整備事業に関すること 05 介護人材に関すること 06 福祉避難所に関すること 07 その他高齢者福祉に関すること | |
03 地域包括支援センター | 00 一般 01 介護予防支援及び介護予防ケアマネジメントに関すること 02 総合相談支援業務に関すること 03 権利擁護業務に関すること 04 包括的・継続的ケアマネジメント支援業務に関すること 05 認知症に関すること | |
12 観光商工 | 01 観光 | 00 一般 01 観光資源の開発 02 観光事業計画立案 03 観光団体との調整 04 四万十川観光及び資源等に関すること 05 観光施設等の管理運営 |
02 商工 | 00 一般 01 商工業の振興発展施策の企画及び実施 02 中小企業資金需給事務 03 官公需について中小企業者の受注の確保 04 企業誘致 05 商工業関係団体との連絡調整 06 計量器 07 経営の診断・指導及び研修 08 商店街振興組合関係 09 工業団地 10 地場産業振興 11 農山村地域工業導入促進事務 12 幡多公設地方卸売市場に関すること 13 鉱業権設定に伴う協議 14 勤労者対策 15 労働雇用対策 | |
03 公設市場 | 00 一般 01 市場の管理運営 02 機械器具の管理保守 03 買受人及び補助員の資格審査承認 04 卸売業者及び買受人組合調整 05 市場運営審議会事務 | |
13 農林水産 | 01 農業振興 | 00 一般 01 農業振興計画の策定及び推進 02 担い手の確保及び育成に関すること 03 農業関係団体との連絡調整 04 農産物の病害及び防災対策並びに災害調査 05 特産物の調査研究 06 米・野菜・果樹・園芸・畜産及び養蚕等の振興 07 農産物のブランド化に関すること 08 米の需給調整に関すること 09 山村振興及び中山間地域振興対策の推進 10 農産物の流通対策 11 四万十農園に関すること 12 生活改善センター等の管理に関すること 13 その他農業振興に関すること |
02 農業土木 | 00 一般 01 農業土木施設の新設・改良及び維持管理 02 農地・農業用施設災害復旧事業 03 基盤整備事業に関すること 04 土地改良事業に関すること 05 農道台帳の整備 06 農道の占用に関すること 07 その他農業土木に関すること | |
03 農地管理 | 00 一般 01 農業振興地域整備計画の策定及び推進 02 農地利用最適化の推進に関すること 03 農業経営基盤強化促進法に関すること 04 その他農地管理に関すること | |
04 林業水産 | 00 一般 01 林道の新設・改良及び維持管理 02 林道及び林業施設の災害復旧事業 03 林道の占用に関すること 04 森林法(昭和26年法律第249号)による火入許可 05 開発に関する協議 06 森林経営管理制度に関すること 07 林業関係団体との連絡調整 08 森林の総合整備 09 野生鳥獣の保護管理及び被害対策に関すること 10 特産物の生産指導及び調査研究 11 林産物の流通対策 12 市有林の経営・管理・造林・作業道の開設及び処分 13 山地治山事業に関すること 14 森林経営計画の認定に関すること 15 その他林業振興に関すること 16 水産振興計画の策定及び推進 17 水産業の調査・研究及び指導 18 水産業関係団体との連絡調整 19 水産施設の新設・改良及び維持管理 20 水産施設の災害復旧事業 21 水産物の増繁殖及び流通対策 22 その他水産振興に関すること | |
05 食肉センター | 00 一般 01 食肉センターの管理運営 | |
06 新食肉センター整備推進 | 00 一般 01 新食肉センターの整備推進 02 養豚場の誘致に関すること | |
14 まちづくり | 01 計画 | 00 一般 01 都市計画及び整備に関すること 02 住居表示 03 公園等の施工・管理及び公園管理公社に関すること 04 土地保全及び環境土地対策事務全般(土地環境保全・開発行為副申) 05 市営駐車場に関すること 06 国県の土地対策事務に関すること(遊休土地利用・土地売買等届出) 07 土地区画整理事業に関すること(保留地処分) 08 空き家等に関すること(空き家に関する計画・特定空家) |
02 国土調査 | 00 一般 01 地籍調査関係 02 法定外公共物関係 | |
03 土木 | 00 一般 01 道路・橋梁・河川改良工事 02 災害復旧事業 03 がけくずれ住家防災対策事業 04 治水対策 05 事業執行に伴う用地取得及び補償事務 06 用地対策連絡協議会に関する事務 07 自動運転実証実験に関すること 08 高規格道路の建設促進 | |
04 道路管理 | 00 一般 01 市道の認定・廃止及び変更 02 市道の管理及び補修 03 準用河川及び普通河川の指定及び廃止 04 河川の管理及び補修 05 市道及び河川占用許可 06 市道現況把握 07 違法占用の調査及び指導 08 市道橋梁台帳の整備保管 09 交通安全施設の設計・施工 | |
15 上下水道 | 01 水道 | 00 一般 01 飲料水供給施設に関すること |
02 下水道 | 00 一般 01 浄化槽の設置補助 | |
16 会計 | 01 会計 | 00 一般 01 現金及び有価証券の出納保管 02 収入証紙の保管及び売りさばき 03 指定金融機関等への連絡調整 04 決算 05 物品の出納・保管及び処分に関すること |
17 医療 | 01 総務 | 00 一般 01 予算の編成及び執行 02 施設管理 03 連絡調整 04 契約 05 物品調達 06 人事 07 諸給与 08 福利厚生 09 経理全般 |
02 医事 | 00 一般 01 診療費の調定及び請求 02 患者の入退 03 苦情処理 04 診療科との連絡調整 05 統計医務の資料収集 06 医事全般 | |
18 福祉 | 01 社会福祉 | 00 一般 01 民生・児童委員関係事務 02 身体障害者福祉関係 03 知的障害者福祉関係 04 精神障害者福祉関係 05 母子、寡婦及び父子福祉関係 06 児童福祉関係 07 特別児童扶養手当等の支給関係 08 災害救助関係 09 外地引揚者及び戦没者遺族の援護 10 社会福祉協議会に関すること 11 保護司関係 12 その他社会福祉に関すること |
02 生活保護 | 00 一般 01 生活保護法(昭和25年法律第144号)による保護の決定・実施・査察指導・生活指導、適正保護の実施 02 受給者の生活更正指導援助 03 医療券の発行 04 保護費の経理、統計 05 中国残留邦人等の円滑な帰国の促進並びに永住帰国した中国残留邦人等及び特定配偶者の自立の支援に関すること 06 行旅病人及び行旅死亡人関係 07 生活困窮者自立支援に関すること |
別表第2(第34条関係)
保存年限決定基準表
区分 | 文章の内容又は形式の別 | 保存期間 | ||
総括 | 諸礼式 | 1 庁内儀式等の関係 | 10年 | |
2 ほう賞に関するもの | 永年 | |||
3 市政功労者表彰関係 | 永年 | |||
4 特定の業績に対する表彰等の関係 | 10年 | |||
会議 | 1 市議会提出議案、市議会議決書及び会議録 | 永年 | ||
2 諸会議の関係 | 特に重要なもの | 10年 | ||
重要なもの | 5年 | |||
その他 | 1年 | |||
請願、不服申立て、訴訟等の関係 | 1 訴訟等の関係 | 永年 | ||
2 不服審査の関係 | 5年 | |||
3 請願、陳情処理等の関係 | 5年 | |||
法令施行 | 1 条例、規則等の制定改廃の関係 | 特に重要なものの原議 | 永年 | |
重要なものの原議 | 10年 | |||
その他の原議 | 5年 | |||
2 法令の施行に伴う通達等の関係 | 重要なもの | 10年 | ||
その他 | 5年 | |||
3 官報及び県公報 | 総務課で保存するもの | 5年 | ||
事務引継ぎ | 1 市長、副市長及び会計管理者の事務引継ぎの関係 | 10年 | ||
2 その他の事務引継ぎの関係 | 5年 | |||
検査、監査等の関係 | 1 会計検査院の検査の関係 | 5年 | ||
2 監査委員の監査の関係 | 5年 | |||
3 国、県その他事務指導監査等の関係 | 5年 | |||
文書収発記録票又は簿冊 | 3年 | |||
各種補助的簿冊(会計に関するものは除く。) | 1年 | |||
人事 | 人事研修 | 1 職員の任免、分限及び懲戒の関係 | 永年 | |
2 臨時的任用職員及び非常勤職員の任免の関係 | 5年 | |||
3 各種委員の任免の関係 | 法定委員 | 永年 | ||
その他の委員 | 5年 | |||
4 職員及び法定委員の履歴の関係 | 永年 | |||
5 職員の出張、特殊勤務、時間外勤務等の命令の関係 | 3年 | |||
6 職員の服務、研修、福利厚生等の関係 | 特に重要なもの | 10年 | ||
重要なもの | 5年 | |||
その他 | 1年 | |||
給与 | 1 退隠料、退職手当等の関係 | 永年 | ||
2 給料、諸手当及び旅費の関係 | 特に重要なもの | 10年 | ||
重要なもの | 5年 | |||
その他 | 1年 | |||
経理管財 | 会計 | 1 予算書及び決算書(財政課又は会計課で各1部保有する。) | 永年 | |
2 市債及び市債償還の関係 | 永年 | |||
3 収入及び支出の関係 | 証拠関係 | 10年 | ||
その他 | 5年 | |||
4 国庫補助金の関係(会計課の所掌のものを除く。) | 5年 | |||
市有財産の権利の関係 | 1 市有財産又は権利義務の得失に関するもの | 永年 | ||
2 その他 | 5年 | |||
行政諸行為 | 1 認可、許可、登録等の関係 | 特に重要なもの | 永年 | |
重要なもの | 10年 | |||
その他 | 5年 | |||
2 その他の証明の関係 | 1年 | |||
一般行政 | 行政事務 | 1 要綱、要領、内規、通達、通知等の関係 | 特に重要なもの | 永年 |
重要なもの | 10年 | |||
その他 | 5年 | |||
2 市行政の計画、調査、統計研究等の関係 | 基本となる特に重要なもの | 永年 | ||
重要なもの | 5年 | |||
その他 | 1年 | |||
3 市行政推進のための啓発指導等の関係 | 特に重要なもの | 10年 | ||
重要なもの | 5年 | |||
その他 | 1年 | |||
4 市政の沿革の関係 | 永年 | |||
5 個人又は団体に対する指導、検査、監査等の関係 | 特に重要なもの | 10年 | ||
重要なもの | 5年 | |||
その他 | 1年 | |||
6 契約書、覚書等の関係 | 特に重要なもの | 10年 | ||
重要なもの | 5年 | |||
その他 | 1年 | |||
7 施設の設計、工事の施工等の関係 | 特に重要なもの | 10年 | ||
重要なもの | 5年 | |||
その他 | 1年 | |||
8 一時的な往復文書 | 1年 | |||
その他 | その他 | その他の文書 | 永年保存の必要あるもの | 永年 |
10年保存の必要あるもの | 10年 | |||
5年保存の必要あるもの | 5年 | |||
3年保存の必要あるもの | 3年 | |||
1年保存の必要あるもの | 1年 | |||
