(目的)

第1条　この訓令は、文書事務の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の適正な実施を図り、もって事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において次の各号に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書取扱主任等)

第3条　課長は、課内の文書事務の全般を統括する。

第4条　文書取扱主任の任務は、次のとおりとする。

(文書管理票)

第5条　文書の適正な処理管理を行うため、文書管理票(様式第1号。以下「管理票」という。)を設ける。

(文書の記号及び番号)

第6条　文書には、次の各号により記号及び番号を付する。

(収受)

第7条　文書は、学校教育課で収受する。ただし、課名を表示したもの(第9条第2項に定める特殊文書を除く。)又は課に直接到達したものは、課で収受する。

(開封)

第8条　収受した文書の開封処理は、次の各号による。

(受領)

第9条　学校教育課で収受した文書は、各課文書整理担当者が受領する。

(収受印)

第10条　収受した文書は、各課文書整理担当者が収受印(様式第5号)を押印する。ただし、軽易なもの又は基本台帳に関係する諸届、願書、諸通知については収受印を省略する。

(受信の登録)

第11条　収受した文書で次の各号のいずれかに該当するものは、管理票により登録する。ただし、往復文書で既に管理票を作成しているもの又は前条第1項ただし書に該当するものについては、この限りでない。

(収受文書の管理票の処理)

第12条　各課文書整理担当者は、次に定めるところにより、管理票の処理を行う。

(指示及び処理)

第13条　文書整理担当者は、指示を受ける必要のある文書については文書取扱主任を通じて速やかに課長の閲覧に供しなければならない。

第14条　収受した文書で期限のあるものは期限までに発送できるよう処理するとともに、期限のないものについても速やかに処理しなければならない。

(起案)

第15条　起案は、次の各号に掲げるものを除き、起案用紙(様式第6号)を用いて行う。ただし、定例又は軽易な一般文書については、管理票を用いることができる。

(起案文書の登録等)

第16条　起案した文書は、管理票により登録する。ただし、庁内における意思決定等の文書及び既に管理票を作成しているもの又は軽易な起案については、この限りでない。

(決裁権者の表示)

第17条　起案者は、起案用紙の決裁者欄に決裁権者を表示し、必要のない欄は斜線を引くこととする。この場合、事務執行基本規程及びその他の職務権限に関する規定に違反することのないよう注意しなければならない。

(文書記号等の記入)

第18条　起案者は、起案時に分類番号、保存年限等を記入しなければならない。

(審査)

第19条　起案文書は、文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、軽易、定例のものについては、この限りでない。

(決裁)

第20条　決裁をするときは、起案用紙等の所定の欄に押印するものとする。ただし、急を要する場合等は署名をもって押印に代えることができる。

(合議又は供覧)

第21条　起案者は、起案又は供覧の文書であって他の課に関係のあるものは、速やかに当該課に送付し、合議又は供覧を求めなければならない。

(廃案文書等の取扱い)

第22条　回付中の起案文書を廃し、又は当該文書の内容に重要な変更を加えたときは、主管課長は、その旨を既に決定の関与を終了した決定関与者に通知しなければならない。この場合において、内容を変更したときは、再度文書を回付しなければならない。

(公印及び契印)

第23条　施行を要する文書には、公印を押印する。ただし、次の各号に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。

(発信者名)

第24条　文書の発信者名は、教育委員会又は教育長名とする。ただし、法令の定めのあるものは当該職名、庁内相互間のもの及び簡易なものについては決裁権者の職名とする。

(発信の登録)

第25条　文書整理担当者は、文書発送の際、管理票に発信年月日、相手方等の必要事項を記録しなければならない。

(発送手続)

第26条　文書及び物品(以下「文書等」という。)の発送は主管課で行うものとする。ただし、料金後納郵便によるものは市長部局総務課又は西土佐総合支所地域企画課(以下「総務課等」という。)で行うものとする。

(掲示)

第27条　公告式条例第2条から第5条までに規定する文書及び公示送達を要する文書については、掲示場に掲示する。

(整理及び保管の原則)

第28条　職員は、事務室における良好な執務環境を確保するため、文書の整理及び保管を計画的に実践するよう努めなければならない。

(未処理文書の管理)

第29条　完結した文書(以下「完結文書」という。)のうち事案の処理が終了していないものについては、課長が指定する保管庫等において、必要に応じて利用することができるように、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(分類及び整理)

第30条　完結文書のうち事案の処理が終了したものについては、速やかに分類し、簿冊に編集し、整理しなければならない。

(簿冊)

第31条　簿冊は、文書管理の最小単位とする。ただし、永年保存文書については、当該文書1筆ごとを管理の基本単位とする。

(簿冊目録)

第32条　簿冊目録(様式第13号)とは、簿冊を1件ごとに分類、表記したもので、簿冊の管理及び検索に使用するものとする。

(簿冊目録の作成)

第33条　課長は、毎年3月31日までに、翌年度分の簿冊目録を作成し、その原本を課で保管するとともに、その写しを学校教育課へ提出しなければならない。

(保存年限の設定)

第34条　文書の保存年限は、次の区分によるものとし、起案時に適切な保存年限を選択しなければならない。

(保存年限の計算)

第35条　文書の保存年限は、当該文書の完結した日(帳票にあっては、その帳票への記載が終了した日)の属する会計年度の翌年度の初め(暦年による必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。

(文書の保管)

第36条　文書の保管は、簿冊にて行う。

(文書の引継)

第37条　課における保管を経て更に保存を必要とする文書(以下「保存文書」という。)については、その簿冊目録の写し及び管理票を添え、課長の決裁を経た後、学校教育課に引き継ぐものとする。

(文書の保存)

第38条　保存文書は、学校教育課長が別に定めるところにより書庫等において保存する。

(保存期間の伸縮)

第39条　保存期間を経過してもなお保存の必要があると認められるもの又は軽易なもので保存期間の満了まで保存する必要のないものについては、課長決裁を経て、それぞれ保存期間を伸長して保存し、又は期間を短縮して廃棄することができる。

(廃棄)

第40条　保存期間を経過した簿冊は、主管課が関係の課に合議の上、課長決裁を受け廃棄処分する。この場合において、廃棄文書の件名が明らかにされた廃棄文書一覧表(簿冊目録の写し)を当該廃棄伺に添付するものとする。

(文書取扱いの注意)

第41条　文書を持ち出し、若しくは関係職員以外の者に示し、又はその写しを交付しようとする場合には、課長の許可を得なければならない。

(補則)

第42条　法令その他特別に定めるものを除くほか、四万十市教育委員会の公文書の作成に用いる分の用字、用語、形式等に関することについては、四万十市公文規程(平成17年四万十市訓令第7号)の例による。

第43条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。