1　基本的事項

(1)　四万十市(以下「市」という。)が担任すべき業務に関連のあるもので、市民の便益の増進に寄与すると認められるものに限り、市の職員がその事務を担任することができるものとする。

(2)　新たに市が所掌する業務に関係のある任意団体に係る事務を担任しようとするときは、事前に市長の決裁を受け、その事務を担任することについての責任を明らかにしなければならない。

(3)　前号の規定により市長の決裁を受けた任意団体について、市の行政組織の事務事業の所管替えが行われ、その事務を担当する課等の長(四万十市行政組織条例(平成17年四万十市条例第11号)第1条及び四万十市総合支所設置条例(平成17年四万十市条例第12号)第3条に規定する課等並びに四万十市福祉事務所設置条例(平成17年四万十市条例第108号)第1条に規定する福祉事務所の長をいう。以下「課等の長」という。)が変更となった場合には、新旧の課等の長が事務の引き継ぎについて連署のうえで、市長の決裁を受けなければならない。

(4)　任意団体の事務を担任するにあたっては、市の同意のもとに、当該任意団体の規約等において市が事務(事務局)を担任することについて明記する措置を行うこと。

(5)　任意団体の事務を執行するにあたっては、四万十市職員服務規程(平成17年四万十市訓令第29号)及び四万十市財務規則(平成17年四万十市規則第34号)に則り執行することとし、合理的、かつ、能率的な事務処理を行わなければならない。

(6)　任意団体の事務を担任するにあたっては、当該団体の行う事業と市の業務との関連について随時確認するものとし、必要に応じて他の類似する任意団体との統合、廃止等について調整するものとする。

2　文書管理

文書の発信及び収受は、全て当該団体の代表者又は団体の事務局を担当する課長等の決裁を受けた後に行うものとする。

3　会計事務

(1)　取扱金の収入又は支出にあたっては、収入伝票(様式第1号)又は支出伝票(様式第2号)に示す様式(関係団体による事務局持ち回り等のため慣習により様式が定められているものを除く。)により、収入又は支出の命令について事前に課等の長の決裁を受けて行うものとする。

(2)　取扱金の収入又は支出にあたっては、全て当該団体が所有する預金通帳により出し入れした後、前号の伝票に預金通帳を添えて課等の長の確認を受けるものとする。なお、支出伝票については、相手方の領収書等を添付するものとする。

(3)　取扱金の出納状況については、会計年度ごとに当該団体に係る現金出納簿のほか監査資料(決算書等)を作成し、課等の長の決裁を受けるものとする。

(4)　課長等は、原則として通帳印を保管し、課長補佐又は係長に預金通帳を保管させ、その他の職員に会計事務を担当させることにより、会計事務担当者及び会計処理に係る預金通帳並びに通帳印(代表者印)の保管管理者を区分するものとする。

(5)　預金通帳及び通帳印(代表者印)は、前号に規定する保管管理者の責任において、施錠ができる事務机等に別々に保管するものとする。

(6)　課等の長は、特定の者に連続して3年以上会計事務を担当させることのないよう配慮すること。

4　その他

(1)　決裁の方法及び各関係帳票の様式については、四万十市事務執行基本規程(平成17年四万十市訓令第2号)に準じて執行するものとする。

(2)　課等の長は、任意団体の総会終了後速やかに、その担任する任意団体の会計処理状況について、様式第3号により市長に報告するものとする。

なお、任意団体のやむを得ない事由により、総会を開催しない場合にあっては、当該団体の会計年度終了後6月以内にこれを行うものとする。

附則

附則(平成19年3月30日訓令第10号)抄

附則(平成19年12月17日訓令第29号)

附則(平成21年7月1日訓令第8号)

附則(平成23年8月16日訓令第10号)